Como Fazer Assinatura Eletrônica: Guia para Validar Documentos Online com Segurança

A assinatura eletrônica revolucionou a forma como validamos documentos, trazendo praticidade, agilidade e segurança para o ambiente digital. Seja para contratos, termos de adesão ou outros tipos de arquivos, a assinatura eletrônica elimina a burocracia do papel e da caneta. Se você precisa saber como fazer assinatura eletrônica com validade jurídica, este guia completo irá te mostrar os tipos existentes, como obter um certificado digital (quando necessário) e como utilizar plataformas online e recursos governamentais para assinar seus documentos com segurança e reconhecimento legal.

1. Entendendo Como Fazer Assinatura Eletrônica e sua Validade Jurídica

A assinatura eletrônica é qualquer forma de validar um documento digital, atestando a identidade do signatário e sua concordância com o conteúdo. No Brasil, sua validade jurídica é reconhecida pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, que estabelecem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas com distintos níveis de segurança e validade legal.

Tipos de Assinatura Eletrônica:

A legislação brasileira classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias:

Assinatura Eletrônica Simples: Permite identificar o signatário e associar dados à sua assinatura eletrônica. Exemplos incluem digitar o nome em um documento, marcar uma caixa de seleção (“concordo”) ou utilizar um token enviado por e-mail. Geralmente utilizada para interações de menor risco.
Assinatura Eletrônica Avançada: Utiliza mecanismos de segurança mais robustos para comprovar a autoria e a integridade do documento, como biometria, reconhecimento facial, códigos de acesso ou certificados digitais não emitidos pela ICP-Brasil.
Assinatura Eletrônica Qualificada: É a assinatura eletrônica realizada com um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). É o tipo de assinatura com o mais alto nível de segurança e possui a mesma validade jurídica de uma assinatura de próprio punho em papel. É frequentemente exigida em documentos com maior grau de formalidade ou em transações com órgãos públicos.

2. Como Fazer Assinatura Eletrônica Simples e Avançada

Para realizar assinaturas eletrônicas simples ou avançadas, você pode utilizar diversas ferramentas e plataformas online:

Plataformas de Assinatura Eletrônica: Existem diversas plataformas (como Clicksign, DocuSign, Autentique, entre outras) que oferecem serviços de assinatura eletrônica com diferentes níveis de segurança. Geralmente, o processo envolve:
1. Upload do documento: Você carrega o arquivo que precisa ser assinado na plataforma.
2. Definição dos signatários: Você informa os nomes e e-mails das pessoas que precisam assinar.
3. Posicionamento das assinaturas: Você indica onde cada signatário deve assinar no documento.
4. Processo de assinatura: Os signatários recebem um link por e-mail, acessam o documento na plataforma e podem assinar digitando seu nome, desenhando a assinatura com o mouse ou utilizando outras formas de autenticação oferecidas pela plataforma (como token por e-mail ou SMS).
5. Validação e armazenamento: A plataforma geralmente armazena o documento assinado com trilha de auditoria, comprovando o processo de assinatura.
Recursos Integrados em Softwares: Alguns softwares de edição de documentos (como Adobe Acrobat) e plataformas de colaboração (como Google Workspace) possuem recursos integrados para adicionar assinaturas eletrônicas, permitindo que você digite, desenhe ou insira uma imagem da sua assinatura. A validade jurídica dessas assinaturas pode depender do contexto e da concordância entre as partes.
Como Fazer Assinatura Eletrônica Gov.br (Níveis Prata e Ouro): Para assinar documentos com validade jurídica em interações com o governo federal, você pode utilizar a plataforma de assinatura eletrônica do Gov.br, acessível pelo site (https://www.gov.br/governodigital/pt-br/identidade/assinatura-eletronica) ou pelo aplicativo Gov.br (níveis prata ou ouro são necessários). O processo geralmente envolve:
1. Upload do arquivo: Carregue o documento a ser assinado.
2. Posicionamento da assinatura: Indique onde sua assinatura deve ser inserida.
3. Assinatura com a conta Gov.br: Utilize sua senha Gov.br e, dependendo do nível da sua conta, pode ser necessário autenticação facial no aplicativo.
4. Download do documento assinado: Após a assinatura, você poderá baixar o arquivo com a assinatura eletrônica validada.

3. Como Fazer Assinatura Eletrônica Qualificada (com Certificado Digital)

Para realizar uma assinatura eletrônica qualificada, é necessário possuir um Certificado Digital ICP-Brasil (e-CPF para pessoas físicas, e-CNPJ para empresas). O processo geralmente envolve:

Obtenção do Certificado Digital:
- Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. Você pode encontrar a lista de ACs no site do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
- Adquira o tipo de certificado digital adequado às suas necessidades: Pode ser armazenado em token, cartão com chip ou diretamente no computador (A1).
- Siga o processo de validação de identidade da AC: Geralmente envolve comparecer presencialmente ou realizar uma videoconferência para comprovar sua identidade.
- Instale o certificado digital no seu computador ou dispositivo.
Utilização de um Software ou Plataforma de Assinatura Digital:
- Softwares específicos: Existem softwares instaláveis no computador (como o Assinador ITI) que permitem assinar documentos utilizando o certificado digital.
- Plataformas online: Muitas plataformas de assinatura eletrônica também oferecem a opção de assinar com certificado digital.
Processo de Assinatura:
- Abra o documento no software ou plataforma.
- Selecione a opção de assinatura digital ou assinatura com certificado.
- Escolha seu certificado digital.
- Digite a senha (PIN) do seu certificado.
- Posicione a assinatura no documento (opcional em alguns softwares).
- Salve o documento assinado.

Como Fazer Assinatura Eletrônica: A assinatura qualificada garante a autenticidade, a integridade e o não repúdio do documento, conferindo a ele validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório.

4. Dicas Importantes para Como Fazer Assinatura Eletrônica Segura

Utilize plataformas e softwares confiáveis: Opte por serviços com boa reputação e medidas de segurança robustas.
Proteja suas credenciais de acesso: Mantenha suas senhas e dados de login em sigilo.
No caso de certificado digital, proteja sua senha (PIN) e o dispositivo de armazenamento.
Verifique a validade do certificado digital: Certificados possuem prazo de validade.
Confira atentamente o documento antes de assinar: Certifique-se de que o conteúdo é o correto.
Mantenha seus softwares e aplicativos de assinatura atualizados.
Esteja atento a tentativas de phishing ou golpes: Não clique em links suspeitos ou compartilhe seus dados de assinatura com terceiros.

Conclusão:

Entender como fazer assinatura eletrônica é um processo cada vez mais comum e essencial no mundo digital. Compreender os diferentes tipos de assinatura e as formas de realizá-las, seja através de plataformas online, recursos governamentais ou com o uso de certificado digital, é fundamental para garantir a validade jurídica e a segurança dos seus documentos. Escolha o método mais adequado às suas necessidades e siga as boas práticas para assinar seus arquivos eletronicamente com confiança.